Subiekt 123 w skrócie
Subiekt 123 to aplikacja InsERT-u działająca w przeglądarce, bez instalacji. Służy do wystawiania faktur i paragonów, prowadzenia kartoteki klientów oraz towarów i usług. Moduł magazynowy, obsługę urządzeń fiskalnych i dodatkowych użytkowników dokupuje się osobno. Program wystawia też faktury korygujące i walutowe, generuje pliki JPK, obsługuje KSeF i współpracuje z programami księgowymi InsERT nexo.
Mimo wspólnej nazwy nie jest to Subiekt GT w wersji online. To osobny produkt, z własnym kontem i własnym interfejsem programistycznym.
Co przepływa między systemami
Kierunek jest jeden: z platformy do Subiekta 123.
- Faktura sprzedażowa. Dokument powstaje w Endora Commerce po potwierdzeniu zamówienia, a jego kopia trafia do Subiekta 123.
- Bez plików pośrednich. Dane idą bezpośrednio między systemami. Nie ma eksportu CSV ani ręcznego importu.
- Powiązanie dokumentów. Platforma zapisuje, który dokument w Subiekcie odpowiada której fakturze. Identyfikator dokumentu u dostawcy widać na karcie faktury w panelu.
Kartoteki towarów, stany magazynowe i zamówienia nie są częścią tej integracji. Do tego służy konektor ERP, opisany przy Subiekcie GT.
Co widzi administrator
Wszystkie integracje księgowe korzystają w panelu z jednego miejsca: sekcji „Księga faktur” w obszarze sprzedaży. Ma ona dwie zakładki.
Dostawy to lista kopii faktur wysłanych do Subiekta 123. Każda pozycja ma status:
| Status | Co oznacza |
|---|---|
| W kolejce | kopia czeka na wysyłkę |
| Oczekuje na dostawcę | dokument przekazany, platforma czeka na odpowiedź |
| Powodzenie | dokument jest w Subiekcie 123 |
| Błąd | próba się nie powiodła, w kolumnie „Powód” jest opis |
| Zatrzymane | kolejne próby zostały wstrzymane |
Listę można filtrować po statusie, a nieudaną dostawę ponowić przyciskiem „Ponów”. Dostęp reguluje para uprawnień: osobno podgląd dostaw, osobno zarządzanie księgą. Dział księgowości może więc śledzić statusy bez prawa do zmiany ustawień.
Trasowanie zawiera dwie decyzje, które warto podjąć przed pierwszą fakturą:
- Numeracja faktur. Faktura dostaje numer Endory albo platforma czeka na numer nadany przez dostawcę. Zmiana wymaga potwierdzenia, a już wystawione faktury zachowują swoje numery.
- Trasowanie KSeF. Dokument wysyła natywny moduł platformy albo dostawca, czyli w tym przypadku Subiekt 123.
KSeF: po stronie platformy czy InsERT-u
Gdy trasowanie wskazuje na dostawcę, faktura trafia do Krajowego Systemu e-Faktur z Subiekta 123, a natywny moduł KSeF platformy jej nie wysyła. Dokument nie pojawia się więc w KSeF dwa razy.
Ten wariant ma konsekwencje po stronie InsERT-u:
- W Subiekcie 123 trzeba wprowadzić certyfikat KSeF wygenerowany w Aplikacji Podatnika.
- Wysyłka ma tam własne statusy: „Do wysłania”, „Wysyłanie” i „Zarejestrowano”. Ten ostatni oznacza nadanie numeru KSeF. UPO Subiekt 123 pobiera sam.
- InsERT rozlicza dokumenty przesyłane do KSeF i z niego odbierane w ramach limitu zależnego od rodzaju licencji. Przy dużej liczbie faktur warto sprawdzić go w cenniku przed startem.
Jak InsERT opisuje tę część, pokazuje strona Obsługa KSeF w Subiekcie 123.
Co przygotować przed uruchomieniem
- Aktywne konto Subiekt 123 z licencją obejmującą potrzebne moduły.
- Dostęp do InsERT API. Subiekt 123 jest jedną z aplikacji obsługiwanych przez InsERT API. Dostęp włącza się w serwisie Konto InsERT, w module „Moje produkty”. Kroki opisuje e‑Pomoc techniczna InsERT-u.
- Decyzja o numeracji i KSeF, czyli dwa ustawienia z zakładki „Trasowanie”. Najlepiej ustalić je razem z księgowością.
- Połączenie w panelu sklepu. Po włączeniu integracji w księdze faktur pojawia się jej zakładka z ustawieniami połączenia. Konfiguruje się je raz.
Jeden program księgowy naraz
Księga faktur dopuszcza w danej chwili jednego aktywnego dostawcę. Subiekt 123, wFirma i inFakt to warianty do wyboru, a nie zestaw do łączenia. Żeby zmienić dostawcę, trzeba najpierw wyłączyć dotychczasowego. Historia dostaw zostaje w panelu także po wyłączeniu integracji.
Kiedy Subiekt 123, a kiedy coś innego
- Subiekt 123: firma już w nim fakturuje albo jej biuro rachunkowe pracuje na programach InsERT nexo i chce mieć dokumenty sprzedaży w tym samym ekosystemie.
- Subiekt GT przez konektor ERP: źródłem kartotek, stanów i zamówień jest stacjonarny system handlowo-magazynowy. To integracja o szerszym zakresie i innym przebiegu.
- Sam natywny moduł KSeF: faktury powstają w platformie, a firma nie potrzebuje ich kopii w programie do fakturowania.
- wFirma albo inFakt: tam prowadzona jest księgowość firmy.
