Gdzie wFirma pasuje w sprzedaży B2B
wFirma działa w przeglądarce i obsługuje fakturowanie oraz księgowość, prowadzoną samodzielnie albo przez biuro rachunkowe. Jeśli Twoja księgowość pracuje na koncie wFirma, a zamówienia hurtowe spływają przez platformę, bez połączenia ktoś musi każdą fakturę wprowadzić drugi raz. Integracja usuwa ten krok: dokument powstaje w sklepie, a jego kopia trafia do wFirma bezpośrednio przez API, bez eksportu do pliku i ręcznego importu.
Źródłem dokumentu sprzedaży jest platforma. wFirma jest jego odbiorcą i, jeśli tak zdecydujesz, miejscem, z którego faktura idzie do Krajowego Systemu e-Faktur.
Co dokładnie trafia do wFirma
- Faktury VAT. Dokument wystawiony na platformie po potwierdzeniu zamówienia jest kopiowany do wFirma od razu, z kompletem danych nabywcy i pozycji.
- Korekty. Faktura korygująca wystawiona w sklepie również trafia do systemu księgowego.
- Status opłacenia. Integracja uzgadnia między systemami informację, że faktura została opłacona.
- Informacja zwrotna. Platforma zapisuje identyfikator dokumentu po stronie wFirma oraz numer, który nadał mu dostawca, i przyjmuje powiadomienia (webhooki) wysyłane przez wFirma.
To nie jest integracja magazynowa. Stany, cenniki i kartoteki towarów nie są przez wFirma sterowane.
Kto nadaje numer faktury
W ustawieniach trasowania księgi faktur wybierasz jeden z dwóch trybów:
| Tryb | Skąd pochodzi numer | Kiedy ma sens |
|---|---|---|
| Numer Endora | Platforma nadaje numer według własnego wzorca numeracji | Sklep jest jedynym źródłem faktur sprzedażowych |
| Numer dostawcy | Platforma czeka na numer nadany przez wFirma | W wFirma wystawiasz też faktury poza sklepem i chcesz mieć jedną serię |
Zmiana źródła numeracji wymaga wyraźnego potwierdzenia. Faktury już wystawione zachowują swoje numery.
KSeF po stronie wFirma i jeden haczyk
Drugie ustawienie trasowania określa, kto wysyła e-fakturę: natywny moduł KSeF platformy albo dostawca. Gdy wskażesz dostawcę, wysyłkę wykonuje wFirma na swoim połączeniu z KSeF.
Warto wiedzieć o jednej zasadzie opisanej w pomocy wFirma. Faktury wystawione przez API są przypisane do użytkownika, którego dane dostępowe użyto w integracji, i to on musi mieć aktywną autoryzację KSeF na własnym koncie oraz włączone wysyłanie faktur sprzedaży w konfiguracji integracji z KSeF. Uprawnienia nie przechodzą automatycznie z administratora konta. Jeśli więc klucze należą do konta technicznego bez autoryzacji, dokument nie dotrze do KSeF. Szczegóły są w artykule o problemach z integracją KSeF w wFirma.
Co widzi administrator
Każda kopia zostawia wpis na liście dostaw księgi faktur w panelu. Wpis ma jeden z pięciu statusów: w kolejce, oczekuje na dostawcę, powodzenie, błąd albo zatrzymane. Przy błędzie widać powód. Jeśli wFirma odrzuci dokument przy walidacji, komunikat zawiera wskazania pól zwrócone przez wFirma, więc zwykle od razu wiadomo, co poprawić. Dostawę można ponowić przyciskiem z listy, a na karcie faktury widać zdalny identyfikator dokumentu.
Podgląd dostaw i zarządzanie księgą to dwa osobne uprawnienia, więc księgowa może mieć wgląd w statusy bez prawa do zmiany trasowania.
Lista kontrolna przed uruchomieniem
- Dostęp do API wFirma. Według dokumentacji API wFirma autoryzacja kluczami wymaga trzech wartości: pary kluczy generowanej w ustawieniach konta oraz klucza aplikacji, który wFirma wydaje osobno na wniosek. Na ten trzeci trzeba chwilę poczekać, więc dobrze zamówić go wcześniej.
- Limit dokumentów. Regulamin API wFirma określa miesięczny limit dokumentów tworzonych przez API w ramach bezpłatnego korzystania. Porównaj go ze swoim wolumenem faktur.
- Autoryzacja KSeF użytkownika API, jeśli e-faktury ma wysyłać wFirma.
- Połączenie w panelu platformy. Moduł jest domyślnie wyłączony. Po włączeniu wpisujesz dane dostępowe na ekranie połączenia i ustawiasz trasowanie. Dopóki moduł jest wyłączony, platforma nie wysyła do wFirma żadnych żądań.
Kiedy wybrać coś innego
Platforma pozwala mieć aktywnego tylko jednego dostawcę księgi faktur. wFirma nie będzie działać równolegle z inFakt ani Subiektem 123, a próba włączenia drugiego kończy się komunikatem, że najpierw trzeba wyłączyć pierwszego. O wyborze decyduje więc po prostu to, gdzie Twoja księgowość ma konto.
Jeśli faktury wystawia u Ciebie system ERP, na przykład Subiekt GT, dodatkowy program fakturujący tylko dublowałby dokumenty. A jeśli nie potrzebujesz zewnętrznego systemu księgowego, platforma sama wystawi fakturę i wyśle ją do KSeF natywnym modułem.
