Dla kogo jest to połączenie
inFakt działa w przeglądarce i łączy program do faktur z usługami księgowymi. Korzystają z niego głównie firmy, które nie mają rozbudowanego systemu ERP, a mimo to chcą, żeby sprzedaż z kanału online lądowała w księgowości bez udziału człowieka. Jeśli Twoja księgowość pracuje na koncie inFakt, integracja zdejmuje z niej jedną czynność: przepisywanie faktur ze sklepu.
Kierunek jest jeden. Platforma jest źródłem dokumentu sprzedaży, inFakt jego odbiorcą. Dane płyną bezpośrednio przez API inFakt, bez eksportu do pliku i bez ręcznego importu.
Droga faktury krok po kroku
- Zamówienie zostaje potwierdzone. Faktura powstaje na platformie: automatycznie przy statusie zamówienia wskazanym w ustawieniach albo ręcznie, gdy wystawia ją administrator.
- Platforma przekazuje dokument do inFakt z kompletem danych: nabywcą i pozycjami.
- Każde przekazanie zostawia ślad na liście dostarczeń w sekcji sprzedaży panelu. Tam sprawdzasz, które faktury dotarły do systemu księgowego.
- Jeśli tak ustawisz routing, wysyłkę do Krajowego Systemu e-Faktur wykonuje inFakt.
Platforma prowadzi przy tym własne mapowanie kontrahentów i dokumentów, czyli wie, który klient i która faktura po jej stronie odpowiada któremu rekordowi u dostawcy.
Dwie decyzje, które podejmujesz przy wdrożeniu
Połączenie konfiguruje się raz, w panelu administracyjnym. Poza samym połączeniem z kontem inFakt masz do ustawienia dwie rzeczy i obie mają skutki księgowe, dlatego ich zmiana wymaga potwierdzenia.
| Ustawienie | Wariant po stronie platformy | Wariant po stronie inFakt |
|---|---|---|
| Numeracja faktur | Numer nadaje Endora Commerce według własnego wzorca numeracji | Numer nadaje inFakt |
| Wysyłka do KSeF | Natywna integracja z KSeF wbudowana w platformę | Wysyłkę wykonuje inFakt |
W praktyce warto ustalić to z księgową przed startem. Jeśli w inFakt wystawiasz też faktury poza sklepem, jedna numeracja po stronie inFakt pozwala uniknąć dwóch równoległych serii. Jeśli sklep jest jedynym źródłem sprzedaży, numeracja platformy daje pełną kontrolę nad wzorcem numeru.
Co przygotować po stronie inFakt
- Konto inFakt i klucz API. API inFakt to REST z danymi w formacie JSON, a dostęp autoryzuje klucz generowany na koncie użytkownika. Szczegóły opisuje dokumentacja API inFakt.
- Środowisko testowe. inFakt udostępnia sandbox z osobnymi limitami, więc pierwsze dokumenty da się sprawdzić bez ryzyka dla prawdziwych danych księgowych. Informacje dla integratorów są na stronie dla deweloperów.
- Autoryzacja KSeF w inFakt. Dotyczy wariantu, w którym e-faktury wysyła inFakt. Połączenie konta z KSeF potwierdza się po stronie inFakt, między innymi Profilem Zaufanym. To krok poza platformą i trzeba go wykonać przed pierwszą fakturą.
Ograniczenia, o których warto wiedzieć
- Jeden system księgowy naraz. Platforma pozwala mieć aktywnego tylko jednego dostawcę fakturowania. inFakt nie będzie działał równolegle z wFirma ani Subiektem 123.
- Wyłączenie nie kasuje historii. Gdy wyłączysz połączenie, jego zakładka znika z panelu, ale lista dostarczonych dokumentów zostaje.
- To nie jest integracja magazynowa. inFakt dostaje faktury. Stany, cenniki i kartoteki towarów nie są nim sterowane.
inFakt czy inne rozwiązanie
Wybierz inFakt, jeśli Twoja firma lub biuro rachunkowe już w nim pracuje i chcesz zachować jedno miejsce prawdy dla księgowości. To samo dotyczy pozostałych systemów z tej grupy: decyduje to, gdzie księgowość ma konto, bo sposób działania połączenia jest wspólny.
Rozważ inną drogę w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy faktury wystawia u Ciebie system ERP, na przykład Comarch ERP Optima lub Subiekt GT: wtedy drugi system fakturujący tylko dubluje dokumenty. Po drugie, gdy nie potrzebujesz zewnętrznego programu do faktur i wystarczy Ci, że platforma sama wystawi dokument i wyśle go do KSeF.
